Co to jest zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem jest nieodłączną częścią współczesnego świata biznesu i organizacji. Niezależnie od branży, wielkości firmy czy rodzaju projektu, właściwe zarządzanie jest kluczowym elementem sukcesu. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu, czym jest zarządzanie projektem, dlaczego jest tak istotne oraz jakie fazy zarządzania projektem możemy wyróżnić.

Zarządzanie projektem - geneza oraz definicja

Zarządzanie projektem jest rozumiane jako proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć narzucone wymagania w określonym terminie i po wyznaczonych kosztach (definicja wg Zarządzanie projektami autorstwa E. Jędrych, P. Pietras, M. Szczepańczyk). Innymi słowami, zarządzanie projektem to proces planowania, organizowania, kontrolowania i monitorowania działań mających na celu osiągnięcie określonego celu w określonym czasie i przy określonych zasobach.

Początki tej metody wiążą się ze słynnym projektem „Manhattan” z roku 1940, który dotyczył budowy bomby atomowej. Sam projekt był tajny, dlatego dokładne informacje dotyczące wykorzystanych metod zostały ujawnione później, podczas realizacji innych projektów. Do rozwoju strategii zarządzania projektem przyczyniły się w dużej mierze takie projekty jak: program Apollo (1960), program Polaris (1960) czy plan Marshalla, stworzony do wsparcia powojennej Europy. Wśród innych projektów, istotnych w historii zarządzaniem projektem, można wymienić również: reaktor rakietowy Ariene, komputer osobisty IBM, myśliwiec Tornado czy Airbus A320.

Jakie fazy zarządzania projektem możemy wyróżnić?

Zarządzanie projektem obejmuje kilka kluczowych faz, które pomagają w skutecznym planowaniu, realizacji i monitorowaniu projektu. Wśród nich można wyróżnić:

Definiowanie projektu

Pierwszym etapem pracy nad projektem jest przede wszystkim wstępne opracowanie struktury zarządzania projektem oraz wybór członków zespołu wraz z kierownikiem projektu. Pierwsze działania koncentrują się również nad opracowaniem wstępnego kosztorysu, harmonogramu, a także ocena samej wykonalności projektu. Plan projektu sporządzany jest w formie dokumentu lub zbioru dokumentów.

Planowanie

Kolejnym bardzo ważnym krokiem jest przygotowanie planu, bazującego na zebranych informacjach. Podstawowymi składnikami planu są zakres projektu, harmonogram prac, podział zadań oraz budżet.

Realizacja projektu

W tej fazie projekt jest wdrażany zgodnie z opracowanym planem. Członkowie zespołu wykonują przydzielone zadania, a kierownik projektu nadzoruje postępy. Na tym etapie decydującą rolę odgrywa kierownik projektu, na którego barkach spoczywa odpowiedzialność za nie tylko za planowanie i organizowanie prac, ale również za motywowanie zespołu i monitorowanie postępów prac.

Kontrola i monitorowanie

W miarę postępu prac konieczne jest kontrolowanie zgodności projektu z początkowymi założeniami oraz podejmowanie działań korygujących, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Zamknięcie

Ostatnią fazą projektu jest jego zamknięcie oraz ocena. W tym celu sporządza się dokument, zawierający podstawowe informacje dotyczące projektu jak jego tytuł, datę zakończenia realizacji, powód zamknięcia oraz efekty działań.

Dlaczego zarządzanie projektem jest tak istotne?

Metoda zarządzania projektem jest warta uwagi ze względu na szereg korzyści, jakie ze sobą niesie. Przede wszystkim zwiększa efektywność i wydajność podejmowanych działań. Dzięki dobrze zaplanowanemu i zarządzanemu projektowi organizacja jest w stanie z większym prawdopodobieństwem osiągnąć zamierzone cele w ustalonym czasie i przy założonych kosztach. Pozwala to tym samym na zminimalizowanie ryzyka i przygotowanie się wystąpienie ewentualnych trudności.

Przemyślana strategia także na optymalnie wykorzystanie zasobów, którymi dysponuje przedsiębiorstwo, takich jak ludzie, czas i budżet. Praca zespołu odbywa się w harmonijny sposób, gdy działają z jasno wytyczonym celem oraz gdy panuje z góry wyznany podział obowiązków. Członkowie zespołu są świadomi, które działania są priorytetowe i jaki kierunek został obrany, by osiągnąć cel.

Podsumowanie

Zarządzanie projektem jest nieodłączną częścią skutecznego funkcjonowania organizacji. Pomaga ono w osiąganiu celów, minimalizowaniu ryzyka i efektywnym wykorzystywaniu zasobów. Bez odpowiedniego zarządzania projektem, organizacje mogą napotkać wiele trudności i opóźnień w realizacji swoich celów. Właściwe zarządzanie projektem jest kluczowym narzędziem do osiągnięcia sukcesu we współczesnym świecie biznesu.