Odkrywanie mocy zarządzania: Czym jest zarządzanie? Jakie ma znaczenie w firmach?

Każdy, kto miał do czynienia z prowadzeniem biznesu od podszewki, zgodzi się z często powtarzanym stwierdzeniem: Nie sztuką jest założyć firmę, sztuką jest efektywne prowadzenie swojego przedsiębiorstwa i osiąganie zamierzonych celów. Statystyki są nieubłagane — szacuje się, że blisko co trzecie przedsiębiorstwo upada już po pierwszym roku działalności. Nie da się prowadzić firmy odnoszącej sukcesy bez realizowania przemyślanej strategii i znajomości technik zarządzania. Czym jednak tak naprawdę jest zarządzanie?

Definicja zarządzania — co kryje się pod tym pojęciem?

W zależności od źródeł możemy spotkać się z różnymi definicjami zarządzania. Griffin definiuje zarządzanie jako proces planowania, organizowania, motywowania i kontrolowania pracy organizacji i jej uczestników oraz wykorzystywania wszystkich dostępnych zasobów dla osiągnięcia celów organizacji i takie wyjaśnienie podaje się najczęściej, nie jest jednak ono jedyne. Warto także tutaj wspomnieć, że samo pojęcie idei zarządzania ewoluowało z czasem i jego obecne postrzeganie uległo radykalnej zmianie od lat 60. XX wieku.

Zarządzenie może być również rozumiane jako technika osiągania zamierzonych celów poprzez pokierowanie pracą innych ludzi, a nie poprzez wykonywanie wyznaczonych zadań osobiście. Z kolei prof. T. Pszczołowski określa zarządzanie jako działanie polegające na dysponowaniu zasobami, podczas gdy prof. B. R. Kuc postrzega zarządzanie jako porządkowanie chaosu, czyli panowanie nad różnorodnością i przekształcenie potencjalnych konfliktów we współpracę.

Jeszcze inne podejście prezentuje jeden z najwybitniejszych teoretyków zarządzania XX wieku, czyli Peter Drucker. Mianowicie stworzył on listę cech oraz zasad zarządzania, dzięki którym będzie ono skuteczne. Wśród nich znajdują się m.in.takie stwierdzenia:

• Niezależnie od branży czy charakteru organizacji, zarządzanie dotyczy głównie ludzi oraz relacji pomiędzy nimi. To właśnie pracownicy tworzą firmę.

• Na sposób zarządzania silny wpływ ma kultura, w której funkcjonują pracownicy. Kadra zarządzająca musi brać pod uwagę, jakie normy postępowania, wartości i symbole wpływają na zachowanie ludzi.

• Zarządzanie opiera się na jasno określonych wartościach, zadaniach i celach, które są zrozumiałe i wspólne dla wszystkich.

• Zarządzanie przyczynia się do tego, że uczymy się na własnych błędach. Tylko przedsiębiorstwa, które potrafią się elastycznie dostosować do panującej aktualnie sytuacji na rynku, będą w stanie odnieść długofalowy sukces.

• Zarządzanie opiera się na skutecznej komunikacji, rozumianej zarówno jako sprawny obieg informacji, jak i jako efektywna wymiana komunikatów.

• Zarządzanie podlega ocenie, czyli koniecznie jest mierzenie osiąganych efektów. Wskaźniki oceny zależą w dużej mierze od specyfiki danej branży.

• Głównym celem, do którego dążymy, jest zadowolenie klienta i to na nie właśnie ukierunkowane jest głównie zarządzanie.

Znaczenie zarządzania w firmach: do czego jest nam potrzebne zarządzanie?

Błędem, który najczęściej przyczynia się do upadku firm, jest koncentrowanie się wyłącznie na „tu i teraz” oraz niewybieganie myślą dalej. Problem ten dotyka zwłaszcza małych firm, gdzie właściciel jest świetnym specjalistą w swojej dziedzinie, ale już niekoniecznie menedżerem czy strategiem biznesowym. Takie postępowanie wiąże się przeważnie z myśleniem zadaniowym (tak jak robią to pracownicy), a nie strategicznym, nakierowanym na dalekosiężne cele. Skupianie się na bieżących sprawach tworzy złudne poczucie działania, jednak nie pozwala ruszyć dalej. Wdrożenie technik zarządzania i zmiana perspektywy umożliwia w tym momencie np. podjąć działania, dzięki którym utrzymamy dotychczasowych klientów (zamiast poświęcać wciąż energię na pozyskiwanie nowych) lub zagospodarować środki na zakup nowych urządzeń, by przyspieszyć pracę lub rozszerzyć zakres oferowanych usług.

Przemyślane zarządzanie prowadzi także do optymalnego wykorzystania zasobów, którymi dysponuje przedsiębiorstwo. Wyeliminowanie marnotrawstwa to nie tylko obniżenie kosztów i poprawienie rentowności biznesu, lecz zarazem szybsze i efektywniejsze osiągnięcie zamierzonych celów.

Kolejnym częstym grzechem polskich przedsiębiorców jest potrzeba zbyt ścisłej kontroli i niechęć do powierzania swoich pracownikom bardziej odpowiedzialnych zadań. Sprawne zarządzanie to również prawidłowe delegowanie zadań i budowanie zespołu pracowników, na których można polegać. Bez odpowiedniego rozdysponowania obowiązków niemożliwością jest uniknięcie tworzenia się tzw. wąskiego gardła, czyli zbędnych przestojów, blokujących przepływ pracy.

Z jakimi metodami zarządzania możemy się obecnie spotkać?

Współczesna koncepcja zarządzania wciąż jest przedmiotem badań i aktualnie do wyboru mamy bardzo wiele różnych strategii. Do popularnych i chętnie wdrażanych metodologii możemy z pewnością zaliczyć następujące metody:

Benchmarking

Benchmarking, czyli inaczej analiza porównawcza, to jedna z tradycyjnych metod, stosowanych już od dawna. Najprościej rzecz ujmując, polega na systematycznym porównywaniu metod, bądź procesów stosowanych przed konkurentów lub liderów w danej branży z własnymi i wdrażaniu skutecznych wzorów postępowania we własnym przedsiębiorstwie. Metoda ta może posłużyć także do porównywania poszczególnych działów firmy, w celu sprawdzenia, czy jest konieczne wprowadzenie zmian (benchmarking wewnętrzny).

Outsourcing

Outsourcing opiera się na zlecaniu zadań, realizowanych dotychczas samodzielnie w przedsiębiorstwie, do podmiotu zewnętrznego. Delegowanie może dotyczyć zarówno pojedynczych usług, jak i bardziej złożonych procesów. Co istotne, ideą outsourcingu jest nawiązanie długotrwałej i systematycznej współpracy, z której obie strony czepią wzajemne korzyści.

Total Quality Management

TQM, czyli zarządzanie poprzez jakość, to kompleksowa kontrola jakości. W ujęciu tej koncepcji zarządzania każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa podporządkowany jest dążeniu do oferowania tak wysokiej jakości, jak to tylko możliwe. W proces zaangażowany jest bez wyjątku każdy pracownik, a na sukces składają się nie tylko zadowolenie klienta i wymierne korzyści dla organizacji, ale także dla społeczeństwa.

Lean management

„Odchudzone zarządzanie” to obecnie jedna z najczęściej wdrażanych strategii zarządzania. Wywodzi się z „odchudzonej produkcji” (lean production), bazującej na Toyota Production System (TPS). U podstaw jej założeń leży koncepcja ciągłego udoskonalania organizacji. Celem, do którego dążymy, jest oferowanie wysokiej jakości produktów, utrzymując wysoką produktywność, a jednocześnie do granic możliwości optymalizując proces pracy i organizację.

Zarządzanie procesowe

Zwane również podejściem procesowym do zarządzania organizacjami. Polega na zoptymalizowaniu struktury elementów organizacji, biorąc pod uwagę, jak wpływają one na tworzenie wartości końcowego rezultatu wyodrębnionych procesów.

Zarządzanie przez kompetencje

Zarządzanie przez kompetencje skupia się przede wszystkim na właściwym wykorzystywaniu potencjału pracowników. Najpierw prawidłowo identyfikujemy ich umiejętności, kwalifikacje lub cechy charakteru, by następnie rozdysponować odpowiednio zadania. Ten model zarządzania może także wspomóc przedsiębiorstwo w określeniu, które kompetencje są potrzebne u pracowników i przysłużą się najlepiej realizacji zamierzonych celów.

Podsumowanie

Jak widać, zarządzanie jest bardzo niejednorodnym pojęciem i może być postrzegane przez wiele aspektów, to jednak nie ulega wątpliwości, że bez ustrukturyzowanego schematu działania efektywne i sprawne prowadzenie biznesu jest praktycznie niemożliwe. Narzędzia, dostarczane nam przez różne metody zarządzania, pozwalają optymalnie wykorzystać zasoby, którymi dysponuje firma i odnieść zamierzony sukces.